Mutterschutz Checkliste

Mutterschutz-Checkliste für Arbeitgeber

Alle wichtigen Schritte rund um den Mutterschutz im Überblick

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Sofortige Maßnahmen bei Bekanntgabe

Schwangerschaftsnachweis dokumentieren

Ärztliche Bescheinigung über Schwangerschaft und voraussichtlichen Entbindungstermin einfordern (§ 15 MuSchG). Kosten trägt der Arbeitgeber.

Aufsichtsbehörde informieren

Pflicht

Schwangerschaft unverzüglich der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Dies gilt auch für Stillende. (§ 27 MuSchG)

Arbeitszeit und -bedingungen prüfen

Pflicht

Nicht mehr als 8,5h/Tag (bei Minderjährigen 8h/Tag), keine Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit (nur unter bestimmten Voraussetzungen), Arbeiten zwischen 20 und 22 Uhr nur mit ärztlichem Zeugnis. Ruhezeit von mindestens 11 Stunden muss gewährleistet werden. (§§ 4–6 MuSchG)

Gefährdungsbeurteilung

Pflicht

Unverzüglich nach Bekanntgabe eine individuelle Gefährdungsbeurteilung durchführen (§§ 9–10 MuSchG). Dies umfasst Risiken für Mutter und Kind. Dokumentation ist erforderlich (§ 14 MuSchG).

Arbeitsplatzanpassungen umsetzen

Pflicht

Notwendige Anpassungen wie Sitzgelegenheiten, ergonomische Verbesserungen oder Vermeidung von Gefahren (z. B. Heben >5 kg, Lärm, Chemikalien) vornehmen. Rangfolge: Umgestaltung > Arbeitsplatzwechsel > Beschäftigungsverbot. (§§ 11–13 MuSchG)

Ärztliches Zeugnis bei vorgezogenem Beschäftigungsverbot oder besonderen Gefährdungen

Bei ärztlichem Beschäftigungsverbot oder wenn eine Tätigkeit trotz besonderer Gefährdungen nur mit ärztlicher Bestätigung zulässig ist, ärztliches Zeugnis einholen. (§ 16 MuSchG)

Planung vor dem Mutterschutz

Vertretung organisieren

Stellvertretung für die Mutterschutzzeit planen und einarbeiten.

Übergabe vorbereiten

Aufgaben und Projekte für die Übergabe dokumentieren.

Resturlaub klären

Noch nicht genommenen Urlaub vor Mutterschutz planen.

Mutterschutzlohn berechnen

Durchschnittslohn der letzten 3 Monate für Mutterschutzlohn-Berechnung ermitteln.

Mutterschutzfristen festlegen

Pflicht

Genaue Start- und Endtermine des Mutterschutzes basierend auf Entbindungstermin berechnen.

Firmenausstattung regeln

Rückgabe von Firmenhandy, Laptop und anderen Arbeitsgeräten organisieren.

Ansprüche und Leistungen aufklären

Pflicht

Mitarbeiterin über alle Rechte und Leistungen während des Mutterschutzes informieren.

Während des Mutterschutzes

Kontakt vereinbaren

Freiwillige Kontaktmöglichkeiten für wichtige Informationen besprechen.

Arbeitsplatz freihalten

Pflicht

Kündigungsschutz während Schwangerschaft und bis 4 Monate nach Entbindung (§ 17 MuSchG). Recht auf Rückkehr zu vergleichbaren Bedingungen (§ 25 MuSchG).

DEÜV-Meldung mit Meldegrund 51

Pflicht

Meldung über Beginn der Schutzfrist zur Berechnung von Zuschuss und U2-Erstattung an die Krankenkasse übermitteln.

Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

Pflicht

Differenz zum Nettogehalt zahlen (§ 20 MuSchG), basierend auf den letzten 3 Monaten. Erstattung des Arbeitgeberzuschusses über Umlageverfahren U2 durch Krankenkasse (typischerweise im Rahmen der Entgeltabrechnung).

Geburtsmeldung entgegennehmen

Pflicht

Tatsächliches Geburtsdatum dokumentieren und Mutterschutzende entsprechend anpassen.

Elternzeitwünsche besprechen

Rechtzeitig Gespräche über mögliche Elternzeit und deren Gestaltung führen und ggf. Antrag auf Elternzeit entgegennehmen.

Weiterbildungen dokumentieren

Wichtige Schulungen und Entwicklungen für spätere Nachschulung festhalten.

Nach dem Mutterschutz

Wiedereinstieg planen

Pflicht

Rückkehr besprechen und ggf. noch offene Elternzeit-Wünsche klären.

Arbeitsplatz vorbereiten

Pflicht

Arbeitsplatz für die Rückkehr vorbereiten und aktualisieren. Einarbeitung und Wiedereingliederung in das Team organisieren.

Flexible Arbeitsmodelle anbieten

Teilzeit, Homeoffice oder andere familienfreundliche Arbeitsformen besprechen, falls umsetzbar.

Stillzeiten ermöglichen

Pflicht

Stillpausen und geeignete Räumlichkeiten für stillende Mütter bereitstellen (mind. 2x30 Min. oder 1x60 Min.). Diese Pausen erfolgen mit Entgeltfortzahlung. (§ 7 MuSchG)

Leistungsbeurteilung anpassen

Bewertungszeitraum und -kriterien an die Abwesenheit anpassen.

DEÜV-Anmeldung mit Meldegrund 13 (bzw. 17)

Pflicht

Anmeldung mit Abgabegrund 13 innerhalb von zwei Wochen nach Wiederaufnahme an die Krankenkasse übermitteln. Dies gilt für Unterbrechungen wie den Mutterschutz, bei denen zuvor eine Unterbrechungsmeldung (z. B. Meldegrund 51) erfolgt ist. Die Meldung stellt die korrekte Beitragsabrechnung sicher und ist Teil des DEÜV-Verfahrens. Bei direkt anschließender Elternzeit gilt eine separate Elternzeitmeldungen (z. B. Abgabegrund 17 für den Beginn) und die Wiederaufnahmemeldung erfolgt erst nach Ende der Elternzeit. (DEÜV Anlage 2)

Hinweise

Alle Angaben ohne Gewähr. Bitte kontaktieren Sie bei rechtlichen Fragen den Anwalt Ihres Vertrauens.