Digitale Zeiterfassung in der Arztpraxis 2026: Pflicht, Bußgelder & Checkliste

Ist Zeiterfassung in der Praxis Pflicht?

Ja – und zwar sofort. Spätestens seit dem Grundsatzbeschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen. Das gilt für jede Arztpraxis mit Angestellten – vom MFA-Team über Azubis bis zu angestellten Ärzten. Die Form ist derzeit noch frei: Papierliste, Excel oder App sind zulässig, solange das System verlässlich ist.

EuGH Stechuhr-Urteil 2019: was gilt seitdem?

Mit dem sogenannten Stechuhr-Urteil vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18, spanische Gewerkschaft gegen Deutsche Bank) hat der Europäische Gerichtshof entschieden: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen wird. Nur so lassen sich Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen nach der EU-Arbeitszeitrichtlinie überhaupt kontrollieren. Die reine Erfassung von Überstunden genügt nicht. (EuGH C-55/18 im Volltext)

BAG-Urteil 2022: Pflicht ohne neues Gesetz

Das Bundesarbeitsgericht hat die EuGH-Vorgabe am 13. September 2022 in deutsches Recht übersetzt (1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind schon heute über § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende – und damit die Dauer inklusive Überstunden – der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Wichtig für die Praxis: Die Erfassung muss nicht zwingend elektronisch erfolgen und darf an die Mitarbeitenden delegiert werden. (BAG-Entscheidung 1 ABR 22/21)

ArbZG: was muss dokumentiert werden?

Unabhängig von EuGH und BAG gilt seit 1994: § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über die werktägliche 8-Stunden-Grenze (§ 3 Satz 1 ArbZG) hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen – dazu zählen Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Außerdem muss ein Verzeichnis der Beschäftigten geführt werden, die einer Arbeitszeitverlängerung zugestimmt haben. Die Nachweise sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Minijobber & MFA: MiLoG-Aufzeichnungspflicht

Für Minijobber – in der Praxis etwa MFA auf 603-€-Basis oder Reinigungskräfte – gilt die schärfste Regel: Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufgezeichnet und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt unabhängig von der Lohnhöhe, also auch oberhalb des Mindestlohns (13,90 €/h seit 01.01.2026). Wer Minijobber beschäftigt und nur die Monatsstunden notiert, erfüllt die Pflicht nicht.

Bußgelder: was kostet ein Verstoß?

• Bis 30.000 € nach § 22 ArbZG für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht.
• Bis 30.000 € nach § 21 MiLoG für fehlende oder verspätete MiLoG-Aufzeichnungen (bis zu 500.000 € nur bei Mindestlohnverstößen selbst).
• Straftat nach § 23 ArbZG bei vorsätzlicher Gefährdung der Mitarbeitenden oder beharrlicher Wiederholung – bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe.

Kommt 2026 ein Zeiterfassungsgesetz?

Der Referentenentwurf von 2023 (verpflichtende elektronische Erfassung mit Übergangsfristen) wurde nie verabschiedet. Auch der neue Entwurf von Mitte 2026 liegt ohne Kabinettsbeschluss auf Eis – ein Inkrafttreten ist frühestens 2027 realistisch, und das ist unsicher. Für deine Praxis ändert das nichts: Die BAG-Pflicht gilt jetzt. Wer heute auf die elektronische Pflicht wartet und gar nicht erfasst, riskiert Bußgelder. (BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung)

Für wen müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?

Für alle Angestellten der Praxis:

• medizinische Fachangestellte (Voll-, Teilzeit, Minijob)
• angestellte Ärzte und Ärztinnen
• Auszubildende
• Verwaltungs-, Labor- und Reinigungskräfte

Ausgenommen sind nur unternehmerisch tätige Personen wie Praxisinhaber und echte Selbstständige.

Checkliste: Praxis in 6 Schritten sicher

1. System wählen: verlässliche Erfassung von Beginn und Ende für alle – App oder Terminal statt Zettel und Erinnerung.
2. Minijobber zuerst: Beginn, Ende und Dauer täglich festhalten, spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag.
3. Überstunden sichtbar machen: alles über 8 Stunden pro Werktag wird automatisch dokumentiert.
4. 2 Jahre aufbewahren: Nachweise revisionssicher ablegen, Zugriff für Prüfungen sicherstellen.
5. Team schulen: Stempeln beim Kommen und Gehen zur Routine machen, Verantwortliche benennen.
6. Elektronisch vorbereiten: Wer heute digital erfasst, erfüllt auch eine künftige Elektronik-Pflicht ohne Umstellung.

TimeMonkey erfüllt alle Punkte: Stempeluhr auf dem Praxis-iPhone, automatische Überstunden- und Pausenberechnung, revisionssichere Ablage – Basic dauerhaft 0 €, Pro 499 € pro Jahr pro Standort.

Alle Angaben ohne Gewähr und keine Rechtsberatung. Bitte kontaktiere bei rechtlichen Fragen den Anwalt deines Vertrauens.