Arbeitszeugnis Aufbau

1. Grundlagen des Arbeitszeugnisses

Funktion des Arbeitszeugnisses: Ein Arbeitszeugnis hat die Funktion, Qualifikationen, Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters im Unternehmen schriftlich festzuhalten und zu bewerten. Es dient zukünftigen Arbeitgebern als Orientierung für das Potenzial eines Bewerbers und sollte daher möglichst klar, aussagekräftig und fair formuliert sein.

Gesetzliche Vorgaben und Grundsätze:

• Wahrheitspflicht: Aussagen im Zeugnis müssen den tatsächlichen Leistungen entsprechen.
• Wohlwollenspflicht: Die Formulierungen sollen positiv und respektvoll sein, um dem Mitarbeiter keine beruflichen Nachteile zu verschaffen.

2. Aufbau und Inhalte eines Arbeitszeugnisses

Ein klarer und strukturierter Aufbau ist das Fundament eines guten Arbeitszeugnisses. Es umfasst folgende Hauptbestandteile:

Mustergültiger Aufbau eines Arbeitszeugnisses:

1. Briefkopf: Der offizielle Firmenbriefkopf mit Anschrift und Logo, ohne Adressfeld – auch wenn das Zeugnis per Post versendet wird.
2. Titel: Der Titel weist auf den Zeugnis-Typ hin (z.B. „Zwischenzeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“), unterscheidet aber nicht zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis.
3. Datum:
   • Bei Abschlusszeugnissen sollte das Ausstellungsdatum dem letzten Arbeitstag entsprechen, unabhängig vom tatsächlichen Ausstellungsdatum.
   • Bei Zwischenzeugnissen wird der Tag der Unterschrift als Datum verwendet. Änderungen an der Benotung sollten das Datum der ursprünglichen Ausstellung nicht beeinflussen.
4. Einleitung mit Personaldaten: Die Einleitung stellt den Mitarbeiter kurz vor und nennt das Eintrittsdatum. Angaben wie Geburtsdatum oder Geburtsort werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeiters erwähnt.
5. Beschreibung des Unternehmens: Eine kurze Beschreibung des Unternehmens, besonders hilfreich bei kleineren Firmen. Sie gibt zukünftigen Arbeitgebern einen Kontext und hilft, die Position besser einzuordnen.
6. Tätigkeitsbeschreibung: Einer der wichtigsten Abschnitte, da er die konkreten Aufgaben und Verantwortungen des Mitarbeiters beschreibt. Hierbei wird häufig nach Wichtigkeit geordnet: Hauptaufgaben zuerst, gefolgt von Nebenaufgaben. Vermeide triviale Tätigkeiten, um den Wert des Zeugnisses zu erhalten.
7. Beurteilung der Leistung und des Verhaltens: Bei qualifizierten Zeugnissen gibt es eine detaillierte Bewertung der Arbeitsleistung und des Verhaltens. Der Beurteilungsumfang kann folgende Aspekte umfassen:
   • Einsatzbereitschaft: Motivation und Initiative
   • Fachliche Fähigkeiten: Wissen und Qualifikation
   • Arbeits- und Lernerfolge: Erfolg und Effizienz bei den Aufgaben
   • Arbeitsweise: Organisation, Genauigkeit und Methodik
   • Optional: Besondere Erfolge und Führungsstil bei leitenden Positionen
   • Gesamtbeurteilung: Zusammenfassung der Leistung
   Das Verhalten wird meist in diesen Kategorien bewertet:
   • Kollegen und Führungsebene: Interaktion mit anderen Teammitgliedern und Vorgesetzten
   • Kunden und Geschäftspartner: Kommunikationsfähigkeiten und Professionalität im externen Kontakt
   • Allgemeine Sozialkompetenz: Loyalität, Diskretion und Umgang mit Herausforderungen
8. Beendigungsformel:
   • Die Endformel hängt vom Zeugnis-Typ ab. In Abschlusszeugnissen wird der Kündigungsgrund meist angegeben („auf eigenen Wunsch“, „fristgemäß verlassen“). Fristlose Kündigungen sind nur als „verlässt uns zum [Datum]“ erwähnt und lassen das unvorteilhafte Ende erkennen.
   • In Zwischenzeugnissen steht in der Regel, warum das Zeugnis ausgestellt wurde („auf eigenen Wunsch“ oder „zur Bewerbung innerhalb des Unternehmens“).
9. Dank- und Bedauernsformel (optional): Ein optionaler Teil, der den Dank und die Wertschätzung ausdrückt, besonders in Abschlusszeugnissen. Hier kann auch Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche für die Zukunft formuliert werden.

3. Verbotene und vorgeschriebene Inhalte

Verbotene Inhalte:

Arbeitszeugnisse unterliegen den Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) und dürfen daher keine privaten oder diskriminierenden Informationen enthalten, wie z.B.:

• Politische oder religiöse Ansichten
• Informationen über Krankheiten, Abmahnungen oder Fehlzeiten (außer in Extremfällen)
• Informationen über private Lebensführung, sexuelle Orientierung oder Gesundheit (außer wenn es die Arbeit maßgeblich beeinträchtigt).

Vorgeschriebene Inhalte:

In Ausnahmefällen sind jedoch bestimmte negative Informationen erforderlich, wenn sie das Arbeitsverhältnis stark beeinflusst haben, z.B.:

• Straftaten gegen das Unternehmen (Diebstahl, Unterschlagung)
• Regelmäßiges, wiederholtes Fehlverhalten, das die Erfüllung des Jobs beeinträchtigt

4. Zeugnissprache und das Notensystem

Das Notensystem im Arbeitszeugnis ist indirekt und folgt einem System positiver Formulierungen, das unterschwellige Abstufungen enthält.

Positive Formulierungen und ihre Noten

• Sehr gut (Note 1): „Sie hat ihre Aufgaben stets mit höchstem Engagement und herausragender Qualität erledigt.“
• Gut (Note 2): „Ihre Arbeitsweise war stets von guter Qualität.“
• Befriedigend (Note 3): „Er führte seine Aufgaben ordnungsgemäß und gewissenhaft aus.“
• Ausreichend (Note 4): „Sie zeigte Interesse an ihren Aufgaben und bemühte sich stets.“
• Mangelhaft (Note 5): Indirekte Formulierungen, die beispielsweise mit „Er bemühte sich“ beginnen und nicht auf positive Ergebnisse hinweisen.

Negative Bewertungen versteckt formulieren

• Einschränkende Worte: Begriffe wie „bemüht“, „bestrebt“ oder „im Großen und Ganzen“ weisen auf eine mäßige Leistung hin.
• Auslassungen und Überbetonung: Wichtige positive Merkmale fehlen oder triviale Stärken werden hervorgehoben (z.B. „Pünktlichkeit“).
• Passivformulierungen: Häufige Passivkonstruktionen signalisieren wenig Eigeninitiative des Mitarbeiters.

Hier geht es zu unserem ausführlichen Artikel zu Formulierungen in Arbeitszeugnissen.

5. Branchenspezifische Fähigkeiten und Schlüsselqualifikationen

Jede Branche hat spezifische Anforderungen. Achte darauf, die für die jeweilige Position und Branche relevanten Qualifikationen zu bewerten.

Beispiele:

• Handwerk und Technik: Geschicklichkeit, Sorgfalt, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit
• Leitende Positionen: Durchsetzungsvermögen, Kommunikationsstärke, Verantwortung, Menschenkenntnis
• Gastronomie und Verkauf: Kundenorientierung, Ehrlichkeit, Belastbarkeit, Kontaktfreude
• Büroberufe: Organisationstalent, Lernbereitschaft, Teamfähigkeit, Eigeninitiative

6. Arbeitszeugnis selbst schreiben – Methoden und Optionen

Auch ohne Vorlage ist es möglich, ein überzeugendes Arbeitszeugnis zu erstellen. Es gibt verschiedene Ansätze, wie du dabei vorgehen kannst:

1. Eigenes Schreiben ohne Vorlage: Du kannst das Zeugnis selbst erstellen, wenn du die Zeugnissprache gut beherrschst. Dies erfordert jedoch Zeit und Sorgfalt, um mögliche Fehler zu vermeiden.
2. Mitarbeiter erstellt das Zeugnis selbst: Manche Arbeitgeber lassen den Mitarbeiter einen Entwurf schreiben. Dies kann hilfreich sein, erfordert aber eine genaue Überprüfung und Anpassung an die rechtlichen Standards.
3. Vorlagen nutzen: Vorlagen bieten hilfreiche Formulierungen, doch müssen sie individuell angepasst werden, um den Mitarbeiter präzise zu bewerten.
4. Experten hinzuziehen: Professionelle Dienstleister erstellen Arbeitszeugnisse auf hohem Niveau und ersparen dir Zeit, erfordern jedoch ein Budget.
5. Arbeitszeugnis-Generator: Tools zur Zeugniserstellung sind eine schnelle, zuverlässige Option, mit der du das Zeugnis individuell anpassen und direkt die passende Formulierung wählen kannst.
   Hier geht es zu unserem Arbeitszeugnis-Generator.