Zeiterfassung Arztpraxis: Anbieter im Vergleich 2026

Der Vergleich: was kostet Zeiterfassung für eine Praxis mit 15 MFA?

Alle Anbieter rechnen pro Kopf ab – nur TimeMonkey kostet pauschal 499 € pro Jahr pro Standort, egal ob 5 oder 30 MFA. Bei 15 Mitarbeitenden sind das rund 2,77 € pro Kopf und Monat. Zum Vergleich: Clockodo Basic liegt bei 60 €, Papershift Premium bei rund 129 € im Monat. Preise sind Richtwerte nach den öffentlichen Preislisten (Stand September 2026, ohne Gewähr).

Anbieter	Preis	Dienstplan	Stempeluhr	Server / DSGVO	Fazit für Praxen
TimeMonkey Pro	499 € / Jahr pro Standort Pauschal, Basic dauerhaft 0 €	Ja, Dienst- & Schichtplan inkl. KI	Ja, Praxis-iPhone als Stempeluhr (PIN/NFC), kein Kauf nötig	Server in Deutschland, 100 % DSGVO	Fixpreis egal wie viele MFA – ideal für Praxisteams
Clockodo	ab 4 € / User / Monat (Basic) Pro 10 €, Pro Plus 12 €, Free nur 1 User	Nein – kein Dienstplan	Ja, App + Browser, Terminalanbindung	Deutschland, AVV	Simpel und günstig, aber ohne Dienstplan für MFA-Schichten ungeeignet
Papershift	ab 6 € / MA / Monat (Premium) + 39 € Support Jahresabo, Professional 9 €	Ja, ab Premium (Vollauto ab Professional)	Ja, Browser / Tablet / Smartphone	EU-Hosting, DSGVO-konform	Stark für Schichtpraxen, aber pro Kopf schnell 150–300 € / Monat
Crewmeister	ab ca. 1,50 € / User / Monat Staffelpreise, 14 Tage Test	Ja, Dienstplaner mit Vorlagen	Ja, Tablet-/PC-Terminal per PIN ohne Hardwarekauf	Deutsche Rechenzentren, DSGVO	Praxisnah und günstig, Auswertungen schwächer
Personio	Nur auf Anfrage (ca. 5–15 € / MA / Monat) 12 Monate Vorauszahlung + Setup	Nur rudimentär – HR-Fokus	App / Web, kein Terminal	EU (Frankfurt), ISO 27001	Komplett-HR, für reine Zeiterfassung überdimensioniert
Factorial	ab 8 € / User / Monat 7 Tage Test	Ja, Schichtlogik enthalten	App / Web, kein Hardware-Terminal	Deutschland (Frankfurt), ISO 27001	Viel HR fürs Geld, Sitz in Spanien, kein Praxis-Terminal

Worauf es in der Arztpraxis wirklich ankommt

Dienstplan inklusive: Früh-, Spät- und Notdienst lassen sich nicht mit reiner Projektzeiterfassung planen. Clockodo fällt hier raus, TimeMonkey, Papershift und Crewmeister liefern einen Planer mit.
Stempeln ohne Elektriker: Ein Praxis-iPhone als Stempeluhr (PIN oder NFC) ersetzt das 300-€-Terminal an der Wand – bei TimeMonkey und Crewmeister ohne Hardwarekauf.
Pauschal statt pro Kopf: Jede eingestellte MFA verteuert pro-Kopf-Modelle. Bei 15 MFA kostet TimeMonkey Pro 499 € im Jahr – Papershift Premium rund 1.550 € plus Support.
Server in Deutschland: Gesundheitsdaten und Betriebsrat verlangen DSGVO ohne Sternchen. TimeMonkey, Clockodo und Crewmeister hosten in Deutschland.

Quellen: clockodo.com/de/preise, papershift.com/paket-buchen, crewmeister.com/de/preise, factorialhr.de/preise, trusted.de, sage.com (alle abgerufen September 2026). Preise ändern sich – Details bitte beim Anbieter prüfen.

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TimeMonkey Basic

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Beliebig viele Mitarbeiter anlegen

Arbeitszeiterfassung

Zeiterfassung mit deinem Praxis-iPhone und TimeMonkey iOS-App als Stempeluhr
Beliebig viele Zeitstempel erfassen
Zeitstempel in Echtzeit in Webapp einsehen
Zeitstempel als CSV exportieren

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Ohne eine aktive Lizenzierung von TimeMonkey Pro wird die Lizenz automatisch in TimeMonkey Basic zurückgestuft.

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Technischer Support

Alle Funktionen aus TimeMonkey Basic

Arbeitszeitkonten und Urlaubstagekonten führen

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Arbeitszeiterfassung und -auswertung

Alle Arbeitszeitfunktionen aus TimeMonkey Basic
Ausgewählten Mitarbeitern die Zeiterfassung über den Mitarbeiterzugang erlauben
Zeitstempel korrigieren und ergänzen
Arbeitszeitkonten mit tagesaktuellen Über- und Minusstunden
Sollarbeitszeit nach fester Wochenarbeitszeit oder Monatsarbeitszeit berechnen
Stundenauszahlung auf Monatsebene verbuchbar
Stundengutschriften aus Abwesenheiten in Arbeitszeitauswertung berücksichtigen
Übertrag der Über-/Minusstunden aus dem letzten Jahr übernehmen
Übertrag der Über-/Minusstunden aus einem vorhandenen Arbeitszeitkonto übernehmen
Monats- und Jahresauswertungen als PDF exportieren
Arbeitszeitauswertung per E-Mail an Steuerberater und/oder Mitarbeiter versenden
Option zur Arbeitszeitberechnung: Automatischer Abzug gesetzlicher Pausenzeiten
Option zur Arbeitszeitberechnung: Arbeitszeitpauschale mitarbeiterindividuell hinterlegen, z.B. für Umziehzeiten

Abwesenheiten

Abwesenheiten mitarbeiterindividuell verwalten
Stundengutschriften aus vertraglicher Sollarbeitszeit übernehmen und individuell anpassen
Urlaubseinträge erstellen inkl. Übersicht des Urlaubskontos
Übertrag des Resturlaubs aus dem vergangenen Jahr übernehmen und optional ein Verfall-Datum hinterlegen
Praxisurlaub für alle Mitarbeiter planen
Unbezahlten Urlaub ohne Stundengutschrift planen
Krankheitseinträge erstellen inkl. Übersicht der Fehltage
Dokumentation der AU/eAU-Bestätigung hochladen
Bezahlte und unbezahlte Weiterbildungen planen
Berufsschule mit Block- oder Teilzeitunterricht planen
Bezahlten oder unbezahlten Freizeitausgleich planen
Mutterschutzfrist hinterlegen
Kindkranktage hinterlegen und Anzahl der Tage pro Kalenderjahr tracken
Feiertage des Bundeslandes werden automatisch berücksichtigt
Feiertagsgutschriften können angepasst werden
Sonderfeiertage können hinterlegt werden
Kurzarbeit planen

Aufgabenmanagement

Aufgaben erstellen und Mitarbeitern zuweisen
Mitarbeiter sehen fällige Aufgaben beim Ein- und Ausstempeln
Mitarbeiter können Aufgabe nach dem Stempeln in der Stempeluhr abhaken
Echtzeitsynchronisation der Aufgaben zwischen TimeMonkey iOS-App und Webapp

Digitale Personalakte

Persönliche Angaben wie Notfallkontakt und persönliche Kontaktinformationen hinterlegen
Berufliche Angaben wie Angaben zum Arbeitsverhältnis, reguläre Arbeitszeiten, berufliche Eigenschaften oder Vertreter hinterlegen
Einstellungen wie Mitarbeiter-Pin für die Zeiterfassung oder Mitarbeiterzugang zur Webapp verwalten und die Zeiterfassung über den Mitarbeiterzugang (mobile Zeiterfassung) optional erlauben

Verwaltung

Kalenderübersicht aller/einzelner Mitarbeiter-Aktivitäten und Geburtstage
Mehrere Standorte mit dem gleichen Inhaber-Account verwalten (Die Lizenzierung erfolgt standortbezogen, jeder Standort benötigt eine eigene Lizenz)

Benutzerberechtigungen

Vier Berechtigungsstufen
Accountinhaber:in mit allen Berechtigungen für alle MonkeyMed Apps
Mitarbeiterlogin mit Leseberechtigung der eigenen Daten in TimeMonkey
Administratoren mit allen Berechtigungen in TimeMonkey
Standortzugang mit Leseberechtigung des Dashboards und der Aufgaben in TimeMonkey

Die TimeMonkey Plus Lizenz kannst du in den Einstellungen von TimeMonkey buchen.

TimeMonkey Pro

499€ pro Jahr pro Standort zzgl. USt

100% DSGVO konform

Ausführliches Handbuch und Video-Tutorials

Technischer Support

Alle Funktionen aus TimeMonkey Basic und TimeMonkey Plus

Erweiterte Arbeitszeitberechnungen, Schichtplanung, Antragswesen, Datenablage und Recruiting

Beliebig viele Mitarbeiter anlegen

Arbeitszeiterfassung und -auswertung

Alle Arbeitszeitfunktionen aus TimeMonkey Basic und Plus
Option: Startstempel zählen erst ab der eingeplanten Zeit (oder x Minuten vorher)
Option: Geplante Pausenzeiten automatisch einhalten
Option: Zeitstempelkorrektur mittels Antragswesen

Abwesenheiten

Alle Abwesenheitsfunktionen aus TimeMonkey Plus
Option: Mitarbeitenden erlauben Urlaubsanträge zu stellen
Option: Mitarbeiteranträge auch für Weiterbildung, Freizeitausgleich Krankheitstage und Kindkranktage aktivierbar

Schichtpläne

KI-Assistent – in TimeMonkey Pro enthalten
Prüfbaren Schichtplan-Vorschlag aus Text oder Diktat erstellen
Muster aus Foto, PDF oder hinterlegten Vorwochen übernehmen
Entwurf erst nach eigener Prüfung bestätigen und veröffentlichen
Schichtpläne mit Schichten und Arbeitsbereichen für das gesamte Team erstellen
Verschiedene Ansichten für die Schichtplanung nutzen
Schichtpläne wochenindividuell verwalten
Schichtpläne zur Einsicht für die Mitarbeitenden in deren Mitarbeiterzugängen freigeben
Urlaubskollisionen, überschneidende Abwesenheiten und Abwesenheitsanträge in der Schichtplanung anzeigen
Schichtpläne als Favoriten markieren und als Vorlagen für andere Wochen verwenden

Aufgabenmanagement

Alle Aufgabenfunktionen aus TimeMonkey Plus
Wiederkehrende Aufgaben

Digitale Personalakte

Alle Funktionen der digitalen Personalakte aus TimeMonkey Plus
Mitarbeiter-Dokumente (z. B. Arbeitsverträge, Sondervereinbarungen) verwalten

Recruiting

Eine Karriereseite erstellen
Mitarbeiterbewertungen einholen und ausgewählte Bewertungen auf der Karriereseite veröffentlichen
Beliebig viele Stellenausschreibungen erstellen
Stellenausschreibungen werden beim Veröffentlichen automatisch auch bei Google Jobs veröffentlicht
Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm mit individuellen Links nutzen, um mehr passende Bewerbungen durch Mitarbeiterempfehlungen zu erhalten
Online Bewerbungen mit konfigurierbaren Fragebögen
Bewerber-Übersicht mit Notiz-Möglichkeit und Status der Bewerbung

Die TimeMonkey Pro Lizenz kannst du in den Einstellungen von TimeMonkey buchen.

TimeMonkey Clinic

ab 4.000€ pro Jahr pro Standort zzgl. USt

100% DSGVO konform

Ausführliches Handbuch und Video-Tutorials

Technischer Support

Alle Funktionen aus TimeMonkey Basic, Plus und Pro

Kundenindividuelle Funktionsanpassungen und -erweiterungen

Beliebig viele Mitarbeiter mit Abteilungsstrukturen anlegen

Anforderungsanalyse

Wir führen gemeinsam einen Workshop durch, in dem wir deine Anforderungen detailliert aufnehmen.
Wir dokumentieren alle deine Anforderungen sorgfältig und erstellen eine umfassende Anforderungsspezifikation.

Projektplanung

Wir entwickeln einen detaillierten Projektplan, der Zeitlinien, Meilensteine, Ressourcen und Verantwortlichkeiten enthält.
Gemeinsam definieren wir den Umfang des Projekts und klare Ziele.

Design und Prototypen

Wir erstellen Designkonzepte und Prototypen, damit du eine Vorstellung von der geplanten Lösung erhältst.
Dein Feedback arbeiten wir gerne ein.

Entwicklung

Unser Team führt die eigentliche Softwareentwicklung durch und implementiert deine individuellen Funktionen und Anpassungen.
Dabei richten wir uns nach deinen Anforderungen.

Testing und Qualitätssicherung

Wir führen umfassende Tests durch, um sicherzustellen, dass die entwickelte Software fehlerfrei und stabil funktioniert.
Nach Abschluss der Tests wird dir ein Testaccount freigeschaltet.

Go-Live und Schulungen

Nach deiner Abnahme werden die Funktionen für deinen Account freigeschaltet.
Wir bieten dir individuelle Schulungsprogramme zu den neuen Funktionen an.

Abschluss und Dokumentation

Zum Abschluss des Projekts erstellen wir alle notwendigen Dokumentationen.
Du erhältst alle erforderlichen Unterlagen für die weitere Nutzung.

Lass uns einen Termin vereinbaren, um deine spezifischen Anforderungen zu besprechen.

Übersicht der Funktionen nach Lizenzstufe (Basic, Plus, Pro, Clinic)
Lizenzmodelle	Basic	Plus bald verfügbar	Pro	Clinic
Preis pro Jahr pro Standort zzgl. USt	0€	399€	499€	ab 4.000€
100% DSGVO-konform
Ausführliches Handbuch und Video-Tutorials
Technischer Support
Arbeitszeitkonten und Urlaubstagekonten führen
Erweiterte Arbeitszeitberechnungen, Schichtplanung, Antragswesen, Datenablage und Recruiting
Anpassungen an betriebliche Prozesse und Strukturen
Arbeitszeiterfassung	()	()
Arbeitszeitauswertung		()
Abwesenheiten		()
Abwesenheiten mitarbeiterindividuell verwalten
Stundengutschriften aus Sollarbeitszeit übernehmen und anpassen
Urlaubseinträge inkl. Urlaubskonto-Übersicht
Resturlaub aus Vorjahr übernehmen + Verfall-Datum
Praxisurlaub für alle Mitarbeiter planen
Unbezahlten Urlaub ohne Stundengutschrift planen
Krankheitseinträge inkl. Übersicht der Fehltage
AU/eAU-Dokumentation hochladen
Berufsschule mit Block- oder Teilzeitunterricht planen
Freizeitausgleich (bezahlt/unbezahlt) planen
Mutterschutzfrist hinterlegen
Kindkranktage tracken
Feiertage des Bundeslandes automatisch berücksichtigen
Feiertagsgutschriften anpassen
Sonderfeiertage hinterlegen
Kurzarbeit planen
Mitarbeitenden Urlaubsanträge erlauben
Anträge für Weiterbildung, Freizeitausgleich, Krankheit, Kindkrank
Schichtplanung
Aufgabenmanagement		()
Digitale Personalakte		()
Verwaltung	()	()	()
Benutzerberechtigungen
Recruiting
Individuelle Funktionsanpassungen und -erweiterungen

TimeMonkey NFC-Schlüsselanhänger kannst du in den Einstellungen von TimeMonkey bestellen (25€ pro 5 Stück zzgl. Versand).

Der beste Support ist der, den man nicht braucht.

Und wenn du doch mal Unterstützung brauchst, erreichst du bei uns echte Menschen.

Tutorials und Dokumentation

Schritt-für-Schritt Video-Tutorials
Detailliertes Online-Handbuch
Von überall erreichbar, wo es Internet gibt

TimeMonkey ist mit wenigen Klicks einsatzbereit. Es bedarf keiner Installation auf dem Server.

Produktschulung

Alle Informationen von der Registrierung bis zur Nutzung von TimeMonkey iOS App und Webapp findest du in der Dokumentation.

Buche dir optional eine umfassende TimeMonkey Produktschulung für 499€ zzgl. USt. (Dauer: ca. 120 Minuten)
Sprich uns gerne an.

Support

Du benötigst Unterstützung bei deinem TimeMonkey-Account und findest in unserer Dokumentation und in unseren Video-Tutorials keine Antwort? Kontaktiere uns einfach direkt über deinen Software-Zugang über den Menüpunkt Support.

Noch offene Fragen? Kontaktiere jetzt unseren Vertrieb.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Die erfassten Zeiten werden auf dem iPhone zwischengespeichert und synchronisiert, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.

Ja, die TimeMonkey Webapp wird über den Internet-Browser aufgerufen und ist somit für alle Betriebssysteme nutzbar.

Die Zeitstempel werden millisekundengenau erfasst und gespeichert.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten: TimeMonkey App auf einem iPhone oder iPad installieren, Standort und Mitarbeitende anlegen und schon kann gestempelt werden. Eine aufwendige Terminal-Hardware oder ein Elektriker sind nicht erforderlich.

Als Stempeluhr braucht es ein iPhone oder iPad mit der TimeMonkey iOS-App; ein Android-Gerät funktioniert nicht als Stempeluhr. Ein gebrauchtes iPhone SE gibt es ab ca. 100 €, es liegt fest an der Anmeldung und wird nur zum Stempeln genutzt. Auf dem iPad ist die Anmeldung per Pin-Code möglich, NFC-Anhänger nur auf dem iPhone. Mitarbeitende mit freigeschaltetem Mitarbeiterzugang stempeln zusätzlich mit jedem Smartphone im Browser.

Ja. Stempelzeiten landen automatisch im Arbeitszeitkonto, niemand muss Stunden abtippen oder Formeln pflegen. In Basic exportierst du alle Zeitstempel als CSV. In Pro führt TimeMonkey Arbeitszeit- und Urlaubskonten, verrechnet Über- und Minusstunden sowie Abwesenheiten und liefert Monats- und Jahresauswertungen für die Lohnbuchhaltung.

Gibt es einen Betriebsrat, ist die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; dann regelt eine Betriebsvereinbarung die Nutzung. Die meisten Praxen und Kleinbetriebe haben keinen Betriebsrat, dort entscheidet die Leitung. Informiere dein Team in jedem Fall transparent, welche Daten erfasst werden: bei TimeMonkey nur Zeitstempel, keine biometrischen Daten und kein Standort.

TimeMonkey Basic ist dauerhaft kostenlos und hat keine Laufzeit. Der 14-tägige Pro-Test endet automatisch, eine Kündigung ist nicht nötig; ohne Buchung wird dein Account auf Basic zurückgestuft. Die Pro-Lizenz buchst du jährlich pro Standort direkt in den TimeMonkey-Einstellungen, ohne Einrichtungsgebühr.

Ja. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden einzuführen. Das gilt auch für Arztpraxen jeder Größe.

Ja, die erfassten Arbeitszeiten lassen sich aus der TimeMonkey Webapp exportieren und an den Steuerberater bzw. die Lohnbuchhaltung (z. B. via DATEV) übergeben.

TimeMonkey verarbeitet die erfassten Zeiten DSGVO-konform. Mitarbeitende stempeln mit persönlichen NFC-Schlüsselanhängern oder Pin-Codes, sodass keine biometrischen Daten erhoben werden.

Ja, alle Arbeitszeiten inklusive Überstunden und Zeiten während des Notdienstes werden vollständig erfasst und können in den Berichten der Webapp ausgewertet werden.

Zeiterfassung Arztpraxis: Anbieter im Vergleich 2026

Der Vergleich: was kostet Zeiterfassung für eine Praxis mit 15 MFA?

Worauf es in der Arztpraxis wirklich ankommt